TOP 03 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 2021

Bài viết sau sẽ giúp bạn tiếp cận các phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả giúp bạn có sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp

1. MyXTeam

 Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm một cách đơn giản, loại bỏ bớt các thao tác thủ công giúp việc theo dõi hiệu quả.

Cùng điểm qua ưu và nhược điểm của phần mềm này

Ưu điểm:

• Quản lý danh sách công việc dưới dạng to-do list, mỗi đầu việc đều có thông tin về người phụ trách, ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng. Ngoài ra MyXTeam còn giúp quản lý việc theo từng thành viên, nắm được công việc nào hoàn thành trước deadline, sau deadline hoặc chưa hoàn thành vì lý do gì,...
• Các thành viên có thể tương tác cùng lúc thông qua ô bình luận tương ứng với mỗi công việc hoặc có thể chat nhóm, chat riêng lẻ thông qua tính năng chat tích hợp trên hệ thống.
• Màn hình dashboard hiển thị tiến độ công việc trong kế hoạch. Các trạng thái công việc được chia tỷ lệ và phân loại màu sắc dễ hiểu.
• Phân quyền: rõ ràng ai được cấp quyền mới có thể chỉnh sửa, thay đổi, cũng như xoá kế hoạch của team.
• Chi phí có gói miễn phí cá nhân hoặc phòng ban nhỏ tầm 5 người nếu muốn mở rộng quy mô bạn có thể lựa chọn các gói có phí tùy theo nhu cầu doanh nghiệp

Nhược điểm:

• Chỉ có giao diện to-do list nên khả năng hỗ trợ bị hạn chế khi khối lượng công việc lớn hoặc cần theo dõi tiến độ công việc trực quan.
• Báo cáo:  còn đơn giản, chưa đủ chuyên sâu đối với công tác quản lý dữ liệu hiển thị dưới dạng các con số chứ chưa có biểu đồ trực quan.

2. Phần mềm Microsoft

Microsoft Teams thuộc hệ sinh thái Office 365 với nhiều tính năng: chat, gọi video, họp trực tuyến, chia sẻ file. Có thể xem đây là ứng dụng “all-in-one” với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng.

 

Sau đây là ưu và nhược điểm của phần mềm Microsoft:

Ưu điểm:

• Hỗ trợ họp trực tuyến, gọi điện và chat mọi lúc mọi nơi quy mô lên đến tối đa 150 người. Được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu đến việc ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp.
• Tích hợp được với 400 công cụ và kết nối như Microsoft Teams Hub App Store, Skype, Calling Plan….bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp để phục vụ cho công việc của mình
• Microsoft Teams thường được bán kèm Office 365, tuy nhiên bạn vẫn có thể tải nó về với phiên bản miễn phí các tính năng ko giới hạn. 

Bên cạnh đó là nhược điểm:

• Phân quyền:  tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài. Bất cứ thành viên của nhóm đều có quyền truy cập vào tất cả tài liệu trong nhóm. Không có sự khác biệt giữa các vai trò quản trị hay nhân viên cấp dưới ở đây.
• Nếu muốn sử dụng đầy đủ tính năng của Teams bạn sẽ phải tốn phí từ $2.5/người dùng/tháng đến $35/người dùng/tháng tùy vào gói bạn lựa chọn. Nhìn chung chi phí có vẻ cao, nên bạn có thể cân nhắc cho phù hợp với tình hình tài chính.

3. Asana

 

Phần mềm giúp bạn theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực… chỉ với một giao diện đơn giản. Phần mềm đáp ứng đủ nhu cầu nếu bạn muốn quản lý kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty mình.

Ưu điểm:

• Có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc,….quản lý dự án không giới hạn
• Có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án cho phép số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại
• Số lượng người dùng tối đa 15 thành viên / người trong nhóm

Nhược điểm:

• Hơi khó khăn đối với những người mới sử dụng, cần thời gian để làm quen.
• Phần mềm không hỗ trợ tiếng Việt
• Chi phí hơi cao